Phần mềm lập quy trình

Nghĩ rằng làm cái gì mới thì cũng sẽ gặp nhiều chông chênh lúc đầu, qua hết thì mọi chuyện sẽ đâu vào đấy, nên tôi chấp nhận, kiên trì giải quyết từng vấn đề một. Tôi làm lại từng văn bản hướng dẫn quy trình, tổ chức nhiều buổi đào tạo, cố gắng “nhồi nhét” vào đầu anh em đủ thứ lý do vì sao chúng ta cần làm việc theo quy trình này. Thậm chí, tôi còn cực đoan đến mức, anh em ai không làm theo, tôi phạt thẳng tay. Cứ nghĩ là làm quyết liệt thế sẽ sớm có kết quả. Nhưng hậu quả là công việc bị ứ đọng ngày một lớn. Nhiều anh em hiểu mục đích của tôi thì cố gắng thực hiện theo nhưng hiệu quả chẳng là bao, trong khi thời gian thì mất nhiều hơn hẳn. Vì nó quá phức tạp, chỉ nguyên việc phải nhớ từng bước rồi lục lại các file làm việc liên quan đã mất cả tá thời gian. Anh em nào hiểu tôi thì nhẹ nhàng góp ý. Còn những ai không hiểu thì thái độ ra mặt.

Có một lần tình cờ, chính tai tôi nghe được nhân viên của mình nói với nhau: “Sếp làm quy trình mới chẳng khác nào đuổi việc anh em. Hiệu quả đâu không thấy, toàn thấy vẽ thêm việc. Lương không tăng, KPI không đạt, chỉ có phạt là nhiều. Thế này xác định không có thưởng tết rồi mày ơi. Ra tết anh em đi tìm công việc mới thôi!”. Nghe xong mà chết lặng cả người...

Tôi buồn lắm, nhưng rồi cũng phải chấp nhận. Cuộc sống là thế mà. Họ đi làm vì miếng cơm manh áo, quy trình mình làm ra khiến đồng lương của họ bị ảnh hưởng thì họ suy nghĩ thế cũng chẳng trách được.

Tôi tìm đến anh Quang - Founder của một Startup có tiếng ở Việt Nam, người anh mà tôi chơi thân đã lâu. Tâm sự với anh về vấn đề của mình và hỏi xin giải pháp, anh vừa nói vừa cười: "Anh rất hiểu vấn đề của chú. Doanh nghiệp muốn phát triển thì phải có quy trình. Chuyện đó là hiển nhiên rồi. Nhưng quy trình vẽ ra mà không chuẩn thì sếp và nhân viên chỉ có mà làm khổ nhau thôi!”. Thấy tôi vẫn còn chưa hiểu hết vấn đề, anh lại mắng: “Ý anh là chú đừng dùng LƯU ĐỒ để hướng dẫn nhân sự làm theo quy trình nữa, cái đó chỉ mình chú hiểu, chứ nhân viên chẳng đứa nào nó hiểu đâu. Bên anh, dạo trước tăng trưởng nóng, không những gặp phải vấn đề y chang chú, mà còn nghiêm trọng hơn thế này nhiều lần. Chú cứ hình dung, doanh nghiệp trên 200 người mà quy trình lởm thì có mà “TOANG”. Bọn anh giờ phần mềm hóa quy trình hết rồi nên xịn lắm. Chú xem đi!”.

“Woah!” Tôi đã phải thốt lên như vậy khi anh mở chiếc Macbook lên. Hàng chục quy trình hiện ra trước mắt, quy trình của phòng ban nào cũng có, từ Marketing, Sales, CSKH, Product, Kế toán, đến Nhân sự,... đủ cả và đều vận hành rất mượt mà. Thì ra đây là bí kíp giúp anh dù đang thảnh thơi ngồi cafe với tôi thì vẫn có thể kiểm soát mọi hoạt động ở công ty. Vì chỉ cần nhìn vào phần mềm, anh có thể biết ngay 1 nhân viên bất kỳ đang làm gì, tiến độ tới đâu, đang gặp vấn đề chỗ nào. Hệ thống báo cáo tự động, cập nhật real-time của phần mềm cho anh biết thời gian mỗi nhân sự cần để hoàn tất một quy trình, so với con số trung bình của toàn hệ thống đang là bao nhiêu. Rồi nếu quy trình có phát sinh vấn đề, anh cũng biết ngay nó đến từ đâu, từ bản thân quy trình, từ nhân sự, hay ở bước nào trong quy trình. Đó đều là những dữ liệu rất quan trọng để anh đánh giá hiệu quả làm việc, cũng như tối ưu quy trình sau này.
Còn nếu đặt mình là một nhân viên trực tiếp vận hành quy trình, tôi thấy dùng phần mềm này tiện vô cùng. Nhân viên không phải nhớ mình đã làm gì, phải làm gì tiếp, làm thế nào, hay với ai. Mọi thứ đều được tự động lưu lại, có to-do list, hướng dẫn cụ thể, cứ vậy mà làm theo. Làm đến bước nào thì công việc sẽ được tự động chuyển giao cho đầu mối phụ trách, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, không phải chạy đi chạy lại giữa các phòng ban. Ngoài ra, vấn đề nhân viên hay quên việc cũng được phần mềm giải quyết triệt để với hệ thống thông báo/nhắc việc hàng ngày. Những tính năng này vừa giúp nhân viên chủ động hơn, trách nhiệm hơn mà lại còn giúp quản lý tiết kiệm vô khối thời gian training, giám sát, cũng như họp hành, báo cáo.

Ngẫm lại thấy đúng lắm. Thời buổi này, làm cái gì muốn tăng năng suất, tăng độ chính xác cũng đều cần tới công nghệ, chứ không thể làm bằng “cơm” mãi được. Doanh nghiệp muốn tăng trưởng, thì nhất định phải có quy trình và phải chuẩn từ mọi khâu, từ khâu viết quy trình, triển khai quy trình đến quản lý quy trình cũng phải chuẩn. Bao nhiêu việc, hàng trăm quy trình như vậy, chỉ sức người thôi vốn dĩ không thể làm tốt. Muốn làm tốt, không có cách nào khác là phải dùng phần mềm.

Chi tiết vui lòng LH Đăng ký nhận tư vấn và Demo phần mềm quản lý quy trình toàn diện dành cho các CEO/Manager đang đau đầu vì bài toán XÂY DỰNG, TRIỂN KHAI và QUẢN TRỊ QUY TRÌNH.